Beda Kategori, Beda Biaya: Panduan Memilih Template WhatsApp Business yang Tepat

Ketika membuat template pesan WhatsApp di Maxchat, Anda wajib memilih satu dari tiga kategori: Marketing, Utility, atau Authentication. Pemilihan kategori memengaruhi proses persetujuan (review), jenis percakapan yang tercatat, dan pada akhirnya berdampak pada biaya serta kelancaran kampanye. Artikel ini menjelaskan cara kerja ketiganya, apa saja yang boleh dan tidak boleh, lalu menutup dengan alur kerja di Maxchat beserta contoh singkat.

Mengapa kategori penting

Kategori membantu mesin review dan kebijakan WhatsApp memahami tujuan pesan Anda. Jika isi pesan tidak sejalan dengan kategori yang dipilih, template cenderung ditolak. Selain itu, tipe kategori berpengaruh pada pencatatan percakapan ketika pesan dikirim ke pelanggan. Dengan kata lain, keputusan ini bukan administratif semata. Ia menentukan apakah kampanye berjalan tepat waktu, sesuai aturan, dan efisien.

Tiga kategori dan batasannya

Marketing

Kategori ini digunakan untuk tujuan promosi, retensi, atau pengumuman yang mendorong tindakan komersial. Ajakan diskon, peluncuran fitur dengan CTA, atau penawaran langganan termasuk di sini. Jika sebuah pesan memuat informasi operasional namun disertai ajakan membeli, pesan tersebut tetap dihitung sebagai Marketing.

Contoh ringkas: pemberitahuan fitur baru disertai tautan “Coba sekarang”, atau kode promo yang berlaku sampai tanggal tertentu.

Hindari untuk Utility: ajakan pembelian tambahan yang disisipkan pada notifikasi status pesanan. Begitu ada unsur promosi, kategorinya tidak lagi Utility.

Utility

Kategori ini dipakai untuk notifikasi yang spesifik dan dipicu oleh tindakan pengguna, tanpa unsur promosi. Isinya biasanya konfirmasi pesanan, status pengiriman, pengingat pembayaran, atau pembaruan informasi akun. Kuncinya adalah relevansi langsung dengan transaksi atau permintaan pengguna dan keberadaan detail spesifik seperti nomor pesanan atau tanggal jatuh tempo.

Contoh ringkas: informasi “Pesanan #12345 telah dikirim, estimasi tiba 14 Nov. Lacak di tautan berikut.”

Yang tidak sesuai: menambahkan kalimat upsell, misalnya “Mau tambah paket premium?” Jika perlu upsell, pindahkan ke template Marketing terpisah.

Authentication

Kategori ini khusus untuk pengiriman kode verifikasi satu kali (OTP) saat login, pendaftaran, atau pemulihan akun. Pesan harus singkat dan fokus pada keamanan. Hindari menyertakan tautan, media, atau emoji. Kode biasanya berformat pendek (misalnya 6 digit) dan disarankan mencantumkan masa berlaku.

Contoh ringkas: “123456 adalah kode verifikasi Anda. Jangan bagikan. Berlaku 15 menit.”

Prinsip penulisan yang konsisten

Apa pun kategorinya, struktur template di Maxchat mengikuti komponen yang sama: nama dan bahasa, header (opsional), body (wajib), footer (opsional), serta tombol (opsional). Placeholder seperti {{1}} dan {{2}} dipakai untuk menyisipkan data dinamis. Gunakan placeholder secara konsisten dan jelas. Jika {{1}} adalah “nomor pesanan”, pastikan seluruh tim memahami arti tersebut agar tidak terjadi salah isi pada saat broadcast.

Pemilihan komponen sebaiknya fungsional. Header teks atau media dipakai bila benar-benar membantu memahami isi. Tombol digunakan ketika memang mempermudah tindakan, misalnya “Lacak Pesanan” (URL), “Butuh Bantuan” (Quick Reply), atau “Telepon” (Call). Untuk Authentication, umumnya tidak perlu tombol; fokus pada kode dan peringatan keamanan.

Contoh susunan template yang tepat

Marketing (pengumuman fitur):

Header teks bertuliskan “Pembaruan Fitur”. Body menjelaskan fitur baru dan manfaat utamanya, diakhiri ajakan mencoba. Footer menawarkan respons jika ada pertanyaan. Tombol URL “Pelajari Fitur” mengarah ke halaman yang relevan. Tidak ada elemen transaksi di sini karena tujuannya promosi yang jelas.

Header: (Teks) Pembaruan Fitur
Body:
Halo {{1}}, kami baru merilis fitur terbaru untuk mempermudah {{2}}.
Coba sekarang dan nikmati pengalaman yang lebih cepat.
Footer:
Butuh bantuan? Balas pesan ini.
Button:
- URL: Pelajari Fitur ({{3}})

Parameter contoh:

{{1}} = Nama pelanggan, {{2}} = use case (mis. pelacakan pesanan), {{3}} = tautan halaman fitur

Utility (status pengiriman):

Header teks “Pesanan Dikirim”. Body mencantumkan nomor pesanan, estimasi tanggal tiba, dan tautan pelacakan. Footer ucapan terima kasih. Tombol URL “Lacak Pesanan” mengarah ke sistem tracking. Tidak ada diskon atau penawaran tambahan.

Header: (Teks) Pesanan Dikirim
Body:
Pesanan {{1}} telah dikirim. Estimasi tiba {{2}}.
Lacak kiriman di {{3}}.
Footer:
Terima kasih telah berbelanja.
Button:
- URL: Lacak Pesanan ({{3}})
- Quick Reply: Butuh Bantuan

Parameter contoh: {{1}} = nomor pesanan, {{2}} = tanggal estimasi, {{3}} = URL tracking

Authentication (OTP):

Header teks “Kode Verifikasi”. Body berisi kode dan masa berlaku, serta peringatan agar tidak membagikan kode. Tidak menyertakan URL, emoji, atau media. Fokus tunggal: verifikasi.

Header: (Teks) Kode Verifikasi
Body:
{{1}} adalah kode verifikasi Anda. Jangan bagikan kepada siapa pun.
Kode berlaku hingga {{2}}.
Footer:
Keamanan adalah prioritas kami.
(Disarankan tanpa button/URL/emoji)

Parameter contoh:

{{1}} = 6-digit OTP, {{2}} = “15 menit”

Kesalahan umum dan cara menghindarinya

Penolakan paling sering terjadi karena ketidaksesuaian kategori dengan isi. Di Utility, sisipan kalimat promosi biasanya menjadi alasan utama. Solusinya adalah memisahkan pesan operasional dan promosi ke dalam dua template berbeda. Pada Authentication, penolakan sering terkait adanya tautan atau format yang terlalu panjang; cukup tampilkan kode dan peringatan singkat. Placeholder yang kabur—misalnya {{1}} tanpa konteks—juga menyulitkan review. Pastikan body memberikan konteks minimal (“Pesanan {{1}}…” jelas menunjuk ke nomor pesanan).

Alur kerja di Maxchat

Di Maxchat, Anda membuat template melalui menu Broadcast → Template Message → New Template. Pertama, tentukan nama deskriptif dan bahasa. Kedua, pilih kategori sesuai tujuan. Ketiga, susun komponen template dan placeholder dengan jelas. Sebelum mengajukan, lakukan pratinjau dan isi dummy data untuk memastikan panjang teks, pemenggalan, dan fungsi tombol. Setelah disetujui, template bisa digunakan pada broadcast. Disarankan memulai dari segmen audiens kecil untuk uji kirim, kemudian memantau metrik seperti delivered, read, click, dan balasan. Jika performa kurang baik, evaluasi lagi kejelasan pesan, penempatan tombol, dan—bila perlu—pecah pesan kompleks menjadi beberapa template yang lebih fokus.

Rekomendasi operasional

Pertama, pisahkan tujuan: promosi dikelola di Marketing, operasional murni di Utility, dan verifikasi di Authentication. Kedua, pertahankan kebersihan bahasa: ringkas, tidak multitopik, serta menggunakan placeholder yang mudah dipahami. Ketiga, jadikan pratinjau internal dan pengiriman uji sebagai langkah wajib sebelum kampanye skala besar. Keempat, dokumentasikan arti setiap placeholder agar pengisian data konsisten antartim.

Penutup

Kategori bukan sekadar label. Ia menentukan apakah template Anda lolos review, sesuai kebijakan, dan efektif dipakai dalam kampanye. Dengan memahami batasan setiap kategori, menulis pesan yang fokus, serta mengikuti alur kerja dan pengujian di Maxchat, tim dapat mengirim broadcast yang andal sekaligus mudah dirawat dalam jangka panjang.

Jika Anda membutuhkan bantuan lebih lanjut, silakan hubungi tim support Maxchat melalui WhatsApp.

Butuh panduan lainnya?

Kunjungi dokumentasi Maxchat untuk informasi lengkap seputar fitur dan penggunaannya.