Cara Mengelola Kontak Customer di Maxchat dengan Mudah

Apakah Anda menggunakan Maxchat untuk berinteraksi dengan customer? Jika ya, fitur "Contact" ini sangat penting untuk Anda kuasai. Bayangkan memiliki semua informasi customer Anda terpusat di satu tempat, rapi, dan mudah dicari. Fitur ini dirancang persis untuk tujuan tersebut.

Artikel ini akan memandu Anda cara menggunakan fitur Contact di Maxchat, mulai dari melihat detail, menambah, mengedit, menghapus, hingga mengorganisir kontak Anda. Jangan khawatir, penjelasannya santai dan tidak teknis!

Mari kita mulai!

Apa Itu Fitur Contact di Maxchat dan Mengapa Penting?

Fitur Contact adalah semacam buku alamat digital untuk semua customer Anda yang berinteraksi melalui berbagai saluran komunikasi. Tujuannya adalah agar tim Anda memiliki akses ke data customer yang terpusat dan lengkap, membuat layanan menjadi lebih personal dan efisien.

Anda bisa menemukan fitur ini di menu utama Maxchat. Di dalamnya, ada beberapa bagian penting: Group, Detail Contact, Auto-added Contact, New Contact, Edit Contact, Delete Contact, Filter and Search Contact, dan Import & Export Contact.

1. Melihat Detail Kontak Customer

Untuk melihat informasi lengkap dari satu customer, Anda hanya perlu menekan salah satu nama kontak yang ada di daftar. Anda akan melihat semua informasi yang sudah dimasukkan tentang customer tersebut saat kontak dibuat.

Informasi yang bisa Anda temui meliputi:

Full Name: Nama lengkap customer yang akan muncul di daftar percakapan menu Chat.
Nickname: Nama panggilan customer untuk memudahkan identifikasi.
Assign Agent: Anda bisa menentukan agen mana yang akan menangani percakapan dengan customer ini secara manual.
Label: Tanda atau kategori untuk customer (misalnya, "Customer Loyal", "Prospek Baru"). Berguna juga untuk menyaring data.
Channel: Kanal media sosial tempat customer menghubungi Anda, seperti WhatsApp, Telegram, atau Facebook Messenger. Satu kontak bisa punya lebih dari satu channel.
WhatsApp Number: Nomor WhatsApp customer. Kolom ini bisa dikosongkan jika channel utama customer bukan WhatsApp.
Email: Alamat email customer.
Company: Informasi perusahaan customer.
Address dan City: Alamat dan kota lokasi customer.
Notes: Catatan panjang tentang customer yang bisa membantu identifikasi, lebih detail dari Label.

2. Menambah Kontak Baru

Ada dua cara kontak customer bisa masuk ke daftar Anda:

Otomatis Ditambahkan: Jika customer belum pernah ada di database Anda dan mereka mengirim pesan pertama kepada Anda melalui WhatsApp, nomor dan nama profil WhatsApp mereka akan otomatis tersimpan di daftar kontak.
Tambah Manual: Anda bisa menambahkan kontak baru sendiri menggunakan fitur "New Contact". Anda bisa mengisi berbagai informasi seperti nama lengkap, label, channel, nomor kontak, dan data lainnya yang dijelaskan di poin 1.

3. Mengedit Data Kontak yang Sudah Ada

Jika ada data customer yang berubah atau perlu diperbarui, Anda bisa mengubahnya dengan mudah. Caranya:

Akses detail informasi kontak customer tersebut (seperti dijelaskan di poin 1).
Ubah data yang diperlukan di kolom-kolom yang ada.
Setelah selesai, tekan tombol "Save" yang ada di bagian bawah jendela detail kontak.

4. Menghapus Kontak Customer

Jika ada kontak yang sudah tidak relevan dan ingin Anda hapus, ikuti langkah ini:

Di daftar kontak, centang kotak (checkbox) di sebelah nama kontak yang ingin Anda hapus.
Setelah Anda memilih kontak, tombol hapus kontak (ikon tempat sampah) akan muncul di sebelah kanan tombol "New Contact".
Tekan tombol ikon tempat sampah tersebut untuk menghapus kontak yang dipilih.

5. Mengorganisir Kontak dengan Grup dan Label

Untuk menjaga daftar kontak tetap rapi dan mudah dikelola, Anda bisa menggunakan fitur Grup dan Label.

Grup: Fitur ini memungkinkan Anda mengelompokkan kontak berdasarkan segmen tertentu. Misalnya, Anda bisa membuat grup "Pengguna Prioritas", grup untuk customer dari layanan A, atau grup lainnya sesuai kebutuhan bisnis Anda.
Label: Label berfungsi untuk menandai kontak customer dengan cepat. Selain untuk penanda, label sangat berguna saat Anda ingin menyaring data (filter) kontak secara dinamis. Label dibuat di halaman Chat bagian Label.

6. Mencari dan Menyaring Kontak (Filter & Search)

Maxchat menyediakan fitur Filter dan Search agar Anda mudah menemukan kontak yang Anda cari, terutama jika daftar kontak Anda sudah banyak.

Saring Berdasarkan Label (Filter by Label): Anda bisa menampilkan kontak yang memiliki label tertentu saja. Caranya, pilih salah satu label yang Anda inginkan, dan daftar kontak akan menampilkan hasil yang sesuai.
Saring Berdasarkan Channel (Filter by Channel Contact): Anda bisa menampilkan kontak berdasarkan channel media sosial yang mereka gunakan. Pilih salah satu dari:
Cari Berdasarkan Nama (Search): Langsung ketikkan nama customer yang Anda cari di kolom pencarian.
Kombinasi Filter dan Search: Anda bisa menggabungkan penggunaan filter (berdasarkan label atau channel) dan pencarian nama untuk hasil yang lebih spesifik.
Reset Filter: Jika Anda ingin menghapus semua pengaturan filter yang sudah Anda pilih dan melihat kembali semua kontak, cukup tekan tombol "Reset".

7. Mengimpor dan Mengekspor Kontak (Import & Export)

Fitur ini sangat membantu jika Anda memiliki banyak data kontak di luar Maxchat atau ingin menyimpan data kontak dari Maxchat ke luar.

Impor Kontak (Import Contact): Memasukkan data kontak yang sudah Anda miliki ke dalam Maxchat.
Ekspor Kontak (Export Contact): Mengunduh data kontak yang ada di Maxchat.

Kesimpulan

Mengelola kontak customer di Maxchat menjadi sangat mudah dengan fitur Contact ini. Mulai dari data yang otomatis tersimpan, menambah manual, mengedit, menghapus, hingga mengorganisir dengan Grup dan Label. Fitur Filter, Search, Import, dan Export semakin melengkapi kemudahan dalam mengelola data customer Anda secara terpusat. Dengan menguasai fitur ini, Anda bisa memberikan layanan yang lebih baik dan personal kepada customer Anda.

Jika Anda membutuhkan bantuan lebih lanjut, silakan hubungi tim support Maxchat melalui WhatsApp.

Butuh panduan lainnya?

Kunjungi dokumentasi Maxchat untuk informasi lengkap seputar fitur dan penggunaannya.