Penjelasan Mendalam Sub-menu Agents Maxchat: Pengelolaan Agen, Divisi, dan Pengaturan

Di platform Maxchat, terdapat 3 peran utama yang bisa Anda buat dan gunakan untuk tim Anda:

• Admin: Admin adalah peran dengan akses penuh di dalam platform. Dengan akun Admin, Anda bisa membuat akun Agents (termasuk Admin, Supervisor, dan Agent lainnya). Admin bisa melakukan berbagai pengaturan terkait Agents, pengaturan Integrasi, pengaturan Chatbot, Greetings, dan masih banyak lagi. Hanya akun Admin yang dapat membuat akun Supervisor dan menetapkan Supervisor mana yang akan mengawasi Agent tertentu.
• Supervisor: Supervisor adalah peran yang dirancang untuk melakukan supervisi pada akun dengan peran Agent. Fokus utama Supervisor adalah menggunakan fitur laporan (report) untuk memantau kinerja Agent yang dia awasi. Selain memantau, Supervisor juga bisa melakukan hal-hal yang biasa dilakukan oleh Agent, seperti membalas chat, melakukan broadcast, memantau tiket, dan lainnya. Saat login sebagai Supervisor, menu yang terlihat akan mirip dengan Admin, namun Anda tidak memiliki akses ke menu Setting dan Integration. Satu Supervisor bisa mengawasi banyak akun Agent. Seperti disebutkan, akun Supervisor hanya bisa dibuat oleh akun Admin.
• Agent: Agent adalah peran dengan akses yang lebih terbatas, terutama berfokus pada fitur-fitur untuk melayani pelanggan atau calon pelanggan. Agent dapat melakukan chat dan broadcast, serta melihat data tiket dan kontak.

Pengelolaan Agen (Agent Management): Mengelola Daftar Tim Anda

Pada sub-menu Agent Management, Anda dapat melihat detail Admin, Supervisor, dan Agent yang sudah terdaftar. Anda juga bisa melakukan berbagai tindakan seperti menambahkan, mengubah, dan menghapus data mereka.

• Melihat Daftar Tim Anda: Ada sebuah tabel yang menampilkan daftar semua akun Admin, Supervisor, dan Agent yang telah Anda buat. Anda dapat mencari atau menyaring data berdasarkan Peran (Role), Nama, atau metrik kinerja seperti jumlah chat yang ditugaskan (Most assigned chat), jumlah tiket yang diselesaikan (Most resolved ticket), atau jumlah tiket yang ditangani (Ticket handle).
• Informasi dalam Tabel: Setiap baris dalam tabel menunjukkan detail berikut untuk setiap akun:
• Menambahkan Anggota Tim Baru: Anda bisa menambahkan Admin, Supervisor, atau Agent baru dengan mengklik tombol + New Agent. Akun baru yang Anda tambahkan akan langsung muncul dalam tabel.
• Mengubah Data Anggota Tim: Untuk mengubah detail atau pengaturan akun Admin, Supervisor, atau Agent, cukup menekan (mengklik) salah satu item dalam daftar di tabel.
• Menghapus Anggota Tim: Jika ada anggota tim yang perlu dihapus datanya, Anda bisa menemukannya. Tombol Remove terletak di dalam jendela yang muncul saat Anda mengubah (edit) data Admin, Supervisor, atau Agent.
• Mencari Anggota Tim: Anda bisa dengan cepat menemukan Admin, Supervisor, atau Agent tertentu menggunakan search bar.

Mengorganisir Tim dengan Divisi Agen (Agent Division)

Sub-menu Agent Division memungkinkan Anda untuk membentuk divisi. Divisi ini berguna untuk mengelompokkan agen atau admin sesuai dengan fungsi atau tugas mereka. Anda juga bisa menambah, mengubah, dan menghapus data divisi di sini.

• Melihat Daftar Divisi: Ada sebuah tabel yang menampilkan detail divisi yang telah Anda buat.
• Informasi dalam Tabel Divisi: Tabel ini menampilkan:
• Menambahkan Divisi Baru: Untuk membuat divisi baru, klik tombol + New Division. Divisi baru akan muncul dalam tabel.
• Mengubah Data Divisi: Anda dapat mengubah detail divisi dengan cara menekan (mengklik) salah satu item dalam daftar divisi. Anda bisa mengubah Division Name (nama divisi) dan menentukan Agents (agen/admin) yang menjadi anggotanya.
• Menghapus Divisi: Jika divisi sudah tidak diperlukan, Anda bisa menghapusnya. Tombol Delete dapat Anda temukan di dalam jendela yang muncul saat Anda mengubah (edit) data divisi.
• Mencari Divisi: Gunakan search bar di sub-menu ini untuk mencari divisi berdasarkan Division Name.

Pengaturan Agen (Agent Setting): Memastikan Layanan Tetap Berjalan Lancar

Sub-menu Agent Setting berisi pengaturan penting, terutama terkait Auto-Handover Agent. Fitur ini berfungsi untuk mengalihkan percakapan aktif secara otomatis ke agen lain yang sedang online jika agen yang sedang menanganinya tiba-tiba offline. Tujuan utamanya adalah untuk memastikan layanan pelanggan tetap berjalan lancar dan tidak terganggu.

• Detail Agent Setting: Di bagian ini, Anda akan menemukan:
• Catatan Penting Terkait Auto-Handover (berdasarkan contoh dari sumber):

Dengan memahami dan menggunakan fitur-fitur dalam sub-menu Agents ini, Anda dapat dengan mudah mengelola tim pendukung pelanggan Anda di Maxchat, menetapkan peran, mengatur penugasan, mengelompokkan mereka dalam divisi, dan memastikan bahwa percakapan pelanggan tidak terputus berkat pengaturan Auto-Handover.

Jika Anda membutuhkan bantuan lebih lanjut, silakan hubungi tim support Maxchat melalui WhatsApp.

Butuh panduan lainnya?

Kunjungi dokumentasi Maxchat untuk informasi lengkap seputar fitur dan penggunaannya.