WhatsApp Auto Respon: Cara Mudah Balas Chat WhatsApp secara otomatis

WhatsApp kini telah menghadirkan fitur auto respon yang memungkinkan bisnis untuk menjawab pesan masuk di aplikasi WhatsApp secara otomatis.

Fitur ini lebih sering digunakan dalam sebuah bisnis untuk membalas pesan dengan mengirimkan pesan pembuka, harga produk, bantuan transaksi, memberikan gambar produk dan lainnya. Balasan dan alur percakapan pada auto respon message ini dapat diatur sesuai kebutuhan Anda.

whatsapp auto respon bisa anda gunakan dengan ada 2 cara, pertama menggunakan WhatsApp Business dan kedua mendaftar WhatsApp Business API. Dengan menggunakan WhatsApp Business, Anda cukup mengganti fitur WhatsApp reguler menjadi fitur bisnis di bagian pengaturan. Selanjutnya Anda bisa memanfaatkan beberapa fitur yang ditawarkan, seperti membalas pesan di luar jam kerja, menyambut pelanggan baru secara otomatis, serta membalas cepat pertanyaan pelanggan.

Sementara jika membuat WhatsApp auto respon dengan mendaftar WhatsApp Business API, Anda bisa menggunakan bantuan aplikasi pihak ketiga. Dengan aplikasi pihak ketiga, seperti maxchat.

Cara Kerja Whatsapp Auto Respon

Agar Anda dapat memanfaatkan WhatsApp auto respon secara maksimal, ada baiknya Anda memahami bagaimana cara kerjanya. Seperti sudah dibahas di atas, secara sederhana cara WhatsApp auto respon bekerja adalah dengan mengirimkan pesan balasan otomatis dari pertanyaan yang diajukan customer. Jawaban yang terkirim tentu sesuai dengan chat template yang telah Anda buat sebelumnya.

Lalu, bagaimana cara sistem dapat mengetahui jawaban yang tepat untuk dikirimkan? Terdapat 3 macam pola yang digunakan oleh WhatsApp auto respon untuk memahami konteks pertanyaan customer, yaitu:

1. Identifikasi Kata Kunci

Sebelum mengirimkan jawaban, fitur ini akan mengidentifikasi kata kunci yang ada pada chat yang dikirimkan oleh customer. Setelah terdeteksi, sistem akan menemukan jawaban yang paling sesuai atau mirip dengan pesan jawaban yang Anda telah diatur sebelumnya. Apabila sistem tidak menemukan satupun kata kunci yang sesuai, maka sistem tidak dapat memberikan jawaban yang sesuai.

2. Pemberian Opsi Jawaban

Autoresponder for WhatsApp juga bisa diatur untuk menyediakan pilihan opsi pertanyaan di awal percakapan. Nantinya customer akan memilih opsi salah satunya dan auto respon akan memberikan jawaban sesuai dengan opsi yang dipilih. Apabila balasan dari customer tidak sesuai dengan opsi yang disediakan, maka customer akan diarahkan untuk menghubungi call center.

3. Kontekstual

Pola terakhir ini meminta Anda untuk membuat perencanaan yang strategis dan tepat, agar balasan dari whatsapp auto respon bot terasa seperti bahasa manusia. Anda perlu database yang besar agar Auto respon WhatsApp bisa menjawab berbagai pertanyaan atau permintaan pelanggan yang berbeda.

Anda bisa mengumpulkan data pelanggan dan transkrip percakapan agar terbentuk database yang lengkap. Kemampuan auto respon merespon customer akan berbanding lurus dengan besarnya database yang Anda miliki.

Cara Membuat WhatsApp Auto Respon pada WhatsApp Business Biasa?

Cara membuat setting auto respon WA business sangat mudah, tidak memerlukan pendaftaran terlebih dahulu. Anda cukup install aplikasi WA Business di Play Store atau App Store untuk mendapatkan akun whatsapp.

Setelah aplikasi WA Business terinstal di smartphone, selanjutnya Anda bisa mengikuti langkah-langkah di bawah ini untuk mulai membuat WhatsApp auto respon.

1. Buat Akun WhatsApp Business

Download aplikasi whatsapp business di Play Store & Apps Store. lalu bikin akun anda.

2. Aktifkan WhatsApp Auto Respon di Fitur Bisnis

Atur fitur perpesanan untuk mengaktifkan WA auto respon. Anda dapat mengedit isi pesan sesuai yang ingin Anda kirimkan pada prospek/pelanggan.

• Pesan di luar jam kerja

Fitur ini akan mengirimkan pesan kepada orang yang menghubungi diluar jam kerja/operasional bisnis Anda secara otomatis. Sebaiknya tulis pesan yang memberitahu mereka, jam operasional bisnis Anda berakhir. Pelanggan akan dihubungi kembali keesokan harinya.

• Pesan Salam

Fitur ini akan menyambut prospek/pelanggan baru secara otomatis. Pesan salam akan otomatis muncul sesat pelanggan mulai berinteraksi dengan Anda.

• Balas cepat

Anda dapat mengatur dan menyimpan jawaban yang sering ditanyakan kepada Anda sehingga Anda tidak perlu repot mengetik jawaban yang sama untuk setiap pertanyaan sama yang masuk ke akun Anda. Selain dapat mengatur jadwal pengiriman pesan, Anda juga dapat mengatur siapa saja penerima pesan auto respon pada akun WhatsApp Business Anda.

Bagaimana Cara Membuat WhatsApp Auto Respon?

Untuk memiliki aplikasi auto chat WA yang lebih canggih dengan berbagai fitur penting lainnya, Anda perlu mendapatkan Whatsapp Bisnis API terlebih dahulu. Cara membuatnya sangat mudah, yakni dengan langkah berikut:

Step 1. Daftarkan bisnis Anda ke Facebook Business Manager

Anda harus melengkapi informasi mengenai bisnis Anda, seperti:

• Nama bisnis
• URL situs web
• E–mail bisnis
• Dokumen bisnis resmi, seperti: SIUP/NIB/NPWP

Step 2. Bermitra dengan BSP

BSP atau Business Solution Provider akan mendaftarkan bisnis Anda ke pihak WhatsApp. Anda hanya bisa memperoleh aplikasi ini melalui BSP (tidak dapat diunduh secara bebas seperti WhatsApp Business biasa).

Step 3. Aktifkan satu nomor telepon

Setelah verifikasi bisnis Anda disetujui, nomor bisnis Anda akan diaktifkan untuk WhatsApp Business API. Anda tidak dapat mengganti nomornya dengan bebas dan mengubahnya kembali menjadi nomor WhatsApp biasa.

Step 4. Lengkapi profil bisnis Anda

Isilah profil bisnis Anda dengan lengkap dan jelas. Hal ini dapat membantu prospek dan pelanggan untuk lebih mengenal bisnis Anda serta aturan yang Anda buat, seperti: hari dan jam operasional, ketentuan pemesanan, ketentuan retur, dan lain sebagainya.

Step 5. Masuk ke panel chat maxchat.id

Anda akan memperoleh kredensial yang dapat Anda gunakan untuk melakukan login ke chat panel maxchat.id. Tampilan menu chat panel milik admin dan manajer akan berbeda. Admin hanya akan mampu membalas pesan yang masuk, sedangkan manajer juga dapat memantau pesan yang masuk serta melakukan beberapa pengaturan.

Step 6. Atur isi pesan WA auto respon

Auto WhatsApp sender dapat diatur pada menu ‘Setting’ di sebelah kiri, kemudian klik opsi ‘Chat’. Anda dapat mengatur jawaban atau respon apa saja yang ingin Anda berikan untuk setiap pertanyaan atau permintaan yang dikirimkan pelanggan ke akun Whatsapp Bisnis API Anda.

Step 7. Lakukan uji coba pesan

Untuk menguji apakah semuanya berjalan dengan baik, lakukanlah pesan percobaan sebelum digunakan secara bebas dengan pelanggan Anda.

Perbedaan antara autoresponder pada aplikasi WA Business biasa dan WA Business API

Anda dapat menggunakan Maxchat untuk memudahkan Anda untuk menjawab berbagai pertanyaan customer melalui WhatsApp Auto Respon. Melalui sistem Maxchat akan mempermudah Anda menggunakan WhatsApp auto Respon tanpa harus unduh aplikasi.

Itulah beberapa hal yang perlu Anda tahu tentang WhatsApp Auto Respon yang dapat membalas pesan whatsapp secara otomatis. Dengan menggunakan sistem otomatis ini, Anda dapat mengatur bisnis dengan lebih efektif, efisien, serta terkesan cepat tanggap di mata customer.